De gemeente heeft strategische keuzes gemaakt hoe zij de werkzaamheden in de planketen gerealiseerd krijgt. Met ‘uitbesteden of zelf doen’ als hoofdvraag.
Onder de Omgevingswet zijn het planinstrumentarium en de digitale ondersteuning totaal anders dan onder het oude stelsel. Denk aan de komst van één omgevingsplan in plaats van vele bestemmingsplannen, de nieuwe technische standaard (STOP/TPOD) en de samenhang tussen de kerninstrumenten. Dit geeft een heel nieuwe dynamiek aan het productieproces, zowel intern als extern met opdrachtnemers. De oude (mogelijk impliciete) sourcingstrategie is daarom aan herziening toe.
Belangrijke aandachtspunten:
1. Inzet en investering
Welke interne capaciteitsinzet en/of budget voor uitbesteding en inhuur is realistisch om een bepaald resultaat te bereiken binnen een bepaalde tijd? Is er gedurende de looptijd dezelfde hoeveelheid capaciteit benodigd, of zitten er pieken en dalen in?
2. Zelf doen (in de regio), omgevingsdienst, of marktpartij(en)
Wat doet u zelf (al dan niet in de regio), wat zet u uit bij een omgevingsdienst en wat bij marktpartijen?
- Zelf doen: Inventariseer welke kennis en competenties u in welke omvang in huis heeft en of dit aansluit bij de benodigde capaciteit. Maak onderscheid tussen generalistische en specialistische capaciteit en tussen uitvoerende en strategische capaciteit. En hoe goed lukt het om medewerkers te behouden en nieuwe medewerkers te werven (al dan niet op inhuurbasis)? Zie ook HR & Organisatie.
- Zelf doen in de regio: Kijk welke initiatieven er in de regio lopen (via uw RIO). Of start uw eigen initiatief. Door in regionaal verband gezamenlijk zaken op te pakken kan er meer bereikt worden. Denk bijvoorbeeld aan een regelanalist die voor meerdere gemeenten toepasbare regels maakt.
- Het ligt voor de hand om te verkennen wat de (on)mogelijkheden zijn bij uw omgevingsdienst. Het kan zinvol zijn om hierin samen op te trekken met andere gemeenten. Gemeenten hebben immers collectief baat bij een effectieve en efficiënte omgevingsdienst.
- Marktpartijen: U kunt een marktconsultatie doen om de mogelijkheden te verkennen. Besluit u tot uitbesteden, dan is de vervolgvraag of wilt werken met één (huis)leverancier of meerdere leveranciers. Dilemma: werken met één leverancier vergt minder afstemming, maar schept grotere afhankelijkheid (vendor lock-in). Meerdere bureaus: vergt (veel) meer afstemming en integratie, maar zorgt wel voor meer scherpte op elkaar en minder afhankelijkheden. Een andere vraag is of externe opdrachtnemers ook in staat zijn om te blíjven leveren, in termen van kwaliteit en snelheid en welke randvoorwaarden ze stellen. Werken ze bijvoorbeeld met een vaste systematiek en structuur voor het omgevingsplan of een vaste regelset/regelbibliotheek?
3. Scope van uitbestedingen
Waar legt u de knip in de opdrachtverstrekking?
- Maakt u onderscheid tussen faciliteren van gebiedsontwikkelingen, beleidsmatige wijzigingen, beheertaken en de transitie van het tijdelijk deel naar het nieuwe deel?
- Maakt u onderscheid in de aard van de werkzaamheden? Bijvoorbeeld wel regels schrijven, maar niet annoteren? Behoren bijvoorbeeld participatie en een MER wel of niet tot de opdracht? Is de gekozen verdeling werkbaar?
- Maakt u onderscheid tussen de transitiefase en de beheerfase daarna?
4. Regie houden
Hoe houdt u regie over uitbesteed werk? Deze vraag is bij iedere uitbesteding relevant, maar zeker bij de nieuwe instrumenten van de Omgevingswet. Immers, ook bureaus hebben hier nog geen of weinig ervaring mee. Hoe voorkomt u onaangename verrassingen?
- Denk in ieder geval na over de keuzes die u gaandeweg het werk voorgelegd wilt krijgen en de keuzes die het bureau zelf kan maken. Het volledig buiten de deur zetten van het werk kan op korte termijn tijd besparen. Maar op langere termijn kan het zeer risicovol zijn, doordat de gemeente nauwelijks kennis meer in huis heeft over het eigen instrumentarium (en ook het werk van opdrachtnemer niet inhoudelijk kan beoordelen) of dat hele principiële keuzes met structurele effecten impliciet door marktpartijen voor gemeenten worden gemaakt.
- Denk ook na over (contractuele) mogelijkheden om (tussentijds bij) te sturen (zie ook Uitbestedingen).
- Het voeren van regie wordt nog belangrijker zodra meerdere partijen gelijktijdig werken aan instrumenten (omgevingsvisie, plan, programma en BOPA) maar ook binnen het ene omgevingsplan. Hoe zorgt u dat partijen van elkaar weten wat ze doen en waar de afhankelijkheden en overlap zit?
- Maak een bewuste keuze voor het uitzetten van een grotere, lange opdracht (mogelijk minder kosten, maar ook minder flexibel) versus het uitzetten van kleinere, kortere opdrachten (mogelijk duurder, maar flexibeler)?
- Houdt u regie over de kosten en loopt u niet tegen onvoorzien meerwerk op? Hier zit een directe link met de beheersingsstrategie.
5. Sourcing op de lange termijn
Hoe borgt u dat er meerjarige dekking is voor de langetermijnkeuzes uit uw sourcingstrategie? In het bijzonder relevant bij langdurig uitbesteden (incidentele middelen met structureel karakter). Dit heeft een relatie met de planning en kostenraming.
Maak ook een doorkijk naar de beheerfase (structurele effecten). Hoeveel werk moet er dan nog structureel verzet worden? Wie gaat dit werk doen (zelf, omgevingsdienst, marktpartij)? Wat betekent dit voor op- of afschaling van capaciteit en middelen?